書類が必要になる3つのタイミング

不動産売却において、書類が必要になるタイミングは主に3つあります。

① 売却査定・媒介契約のとき 不動産会社に売却を依頼する段階です。物件の状況を把握するために、基本的な書類の確認が行われます。

② 売買契約を締結するとき 買主が決まり、売買契約書にサインするタイミングです。重要事項説明書の作成にも書類が必要になります。

③ 残代金決済・引き渡しのとき 売却代金を受け取り、物件を引き渡す日です。所有権移転登記のために、権利書など重要な書類が必要になります。

書類によって「いつ必要か」が異なるため、全体の流れを把握しておくことが大切です。

早めに動き出すと安心な理由

書類の中には、取得に時間がかかるものや、役所や管理会社への問い合わせが必要なものがあります。

たとえば、

• 測量図や境界確認書は、測量士への依頼から完成まで数週間〜数ヶ月かかることも
• マンションの管理規約や修繕積立金の資料は、管理組合への請求が必要
• 相続登記が済んでいない場合は、手続きに時間がかかる

売却を決めたら、まず書類の確認から始めることをおすすめします。

一戸建て・マンション・土地を問わず、不動産売却には共通して必要になる書類があります。

本人確認・権利関係の書類

書類名内容・補足登記識別情報通知（権利証）不動産の所有者であることを示す書類。紛失の場合は別途対応が必要印鑑証明書実印を証明する書類。発行から3ヶ月以内のものが必要身分証明書運転免許証・マイナンバーカードなど。本人確認のため住民票登記上の住所と現住所が異なる場合に必要

💡 ポイント 印鑑証明書は有効期限（3ヶ月）があります。早く取りすぎると期限切れになることがあるので、

決済日が決まってから取得するのがおすすめです。

税金・費用関係の書類

書類名内容・補足固定資産税納税通知書毎年4〜6月頃に届く書類。直近のものを用意固定資産税評価証明書市区町村で取得可能。

登記費用の計算に使用購入時の売買契約書・領収書売却時の譲渡所得税計算に必要。保管していない場合は税理士に相談を

一戸建ての売却では、建物と土地それぞれに関する書類が追加で必要になります。

建物に関する書類

書類名内容・補足建築確認済証建物が建築基準法に適合していることを証明する書類検査済証建物が完成後の検査に合格したことを示す書類設計図書（図面）間取り図・建物の仕様書など。購入者への説明に使用リフォーム履歴・保証書過去のリフォーム内容がわかる書類。買主への情報提供として重要住宅性能評価書取得している場合のみ。売却時にアピール材料になることも

💡 よくある困りごと 建築確認済証や検査済証を紛失している方は多いです。再発行はできませんが、「建築確認台帳記載事項証明書」を市区町村で取得することで、確認番号などを証明できます。

土地・境界に関する書類

書類名内容・補足土地測量図土地の面積・形状を示す図面境界確認書隣地との境界を確認した書類地積測量図法務局に備え付けられている公的な図面（登記記録にある場合）

⚠️ 注意 境界が確定していない土地は、売却前に「確定測量」が必要になることがあります。測量には費用と時間がかかるため、早めに不動産会社に相談することをおすすめします。

マンションの場合は、建物全体に関わる書類が追加で必要になります。管理組合や管理会社に問い合わせる必要があるため、時間に余裕を持って準備しましょう。

管理組合・管理会社に関する書類

書類名内容・補足マンション管理規約マンション全体のルールをまとめた書類使用細則管理規約を補足するルール集重要事項調査報告書管理費・修繕積立金・滞納状況などが記載された書類。管理会社に有料で依頼総会議事録（直近3年分）大規模修繕の予定や管理組合の動向を確認するために必要長期修繕計画書将来の修繕予定が記載された書類

💡 重要事項調査報告書について 買主への説明に必ず必要な書類です。管理会社への依頼から受け取りまで、1〜2週間程度かかることがあります。売買契約が決まったら早めに手配しましょう。

リフォーム・修繕に関する書類

書類名内容・補足リフォーム工事の記録・保証書過去の工事内容がわかる書類設備の取扱説明書・保証書エアコン・給湯器など設備の保証書類間取り図購入時のものがあれば準備しておくとスムーズ

更地や農地など、土地のみを売却する場合は以下の書類が必要になります。

書類名内容・補足土地測量図・境界確認書境界が確定していない場合は確定測量が必要農地の場合：農地転用許可証など農地を売却する場合は農業委員会への届出・許可が必要なケースあり地盤調査報告書取得している場合。買主が安心して購入できる材料になる

農地の売却は手続きが複雑なため、早めに不動産会社に相談されることをおすすめします。

市区町村の窓口で取れる書類

以下の書類は、お住まいの市区町村の窓口（またはコンビニ交付）で取得できます。

• 住民票
• 印鑑証明書
• 固定資産税評価証明書
• 建築確認台帳記載事項証明書

最近はマイナンバーカードがあればコンビニで取得できるものも増えています。

法務局で取れる書類

以下の書類は、法務局（登記所）またはオンラインで取得できます。

• 登記事項証明書（登記簿謄本）
• 地積測量図・公図

法務局のオンライン申請（登記・供託オンライン申請システム）を利用すると、窓口に行かなくても郵送で受け取れます。

管理組合・管理会社から取り寄せる書類

マンションの場合、以下は管理会社に問い合わせて取得します。

• 重要事項調査報告書（有料・1〜2週間程度かかることも）
• 管理規約・使用細則・総会議事録・長期修繕計画書

管理会社の連絡先が分からない場合は、毎月届く管理費の請求書や通帳の引き落とし明細を確認してみてください。

手元に保管しておくべき書類

以下は、基本的に自宅で保管しているものです。見当たらない場合は早めに探しておきましょう。

• 登記識別情報通知（権利証）
• 購入時の売買契約書・重要事項説明書
• 固定資産税納税通知書
• 建築確認済証・検査済証
• 設計図書・間取り図
• リフォームの記録・保証書類

再発行できる書類・できない書類

書類が見つからない場合でも、多くのものは再取得や代替手段があります。

書類再取得・代替手段住民票・印鑑証明書市区町村窓口で再取得可能固定資産税評価証明書市区町村窓口で再取得可能登記事項証明書法務局で再取得可能（権利書の代わりにはならない）建築確認済証・検査済証再発行不可。「建築確認台帳記載事項証明書」で代替可能購入時の売買契約書再発行不可。不動産会社や仲介業者に控えがある場合も

権利書（登記識別情報通知）を紛失した場合

権利書（登記識別情報通知）は再発行できない書類ですが、紛失していても売却できる方法があります。

方法①：司法書士による「本人確認情報制度」 司法書士が売主と直接面談し、本人であることを証明する書類を作成します。最もよく使われる方法です。

方法②：法務局への「事前通知制度」 法務局から売主に確認の通知が届き、承諾の返信をすることで手続きを進める方法です。

権利書が見つからない場合でも、まずは不動産会社にご相談ください。対応方法を一緒に確認します。

※権利書の詳しい解説はこちら：不動産売買時の権利書はいつ渡す？権利書トラブル回避のための知識も紹介！↑

親や親族から不動産を相続した場合、通常の売却書類に加えて以下が必要になります。

書類内容・補足被相続人の戸籍謄本（出生から死亡まで）相続関係を証明するために必要相続人全員の戸籍謄本全員分が必要遺産分割協議書相続人が複数いる場合、誰がどの財産を取得するかを記した書類相続人全員の印鑑証明書遺産分割協議書に押した実印の証明相続登記完了後の登記識別情報通知相続登記を済ませてから売却へ進む

重要なポイント

2024年4月から、相続登記が義務化されました。相続を知った日から3年以内に登記手続きをする必要があります。

相続した不動産をそのまま売却しようとしても、名義変更（相続登記）が済んでいないと売却できません。まずは現状の登記状況を確認することから始めましょう。

① 売却を決めたら、まず手持ちの書類を確認する

「あると思っていたら見つからなかった」というケースが多いです。売却を決めた段階で、手元にある書類を一度すべて確認しておきましょう。

② 取得に時間がかかる書類は早めに動く

測量・確定測量や、マンションの重要事項調査報告書など、数週間〜数ヶ月かかるものがあります。不動産会社と相談しながら、余裕を持ったスケジュールで動くことが大切です。

③ 書類に不明点があれば一人で判断しない

「この書類で合ってる？」「古い書類でも使える？」といった疑問は、不動産会社や司法書士に確認するのが一番です。間違ったまま手続きを進めてしまうと、後から修正に時間がかかることがあります。

不動産売却の書類準備は、物件の種類や状況によって必要なものが変わります。

「どれが自分に必要な書類か分からない」 「書類が揃っているか確認してほしい」 「相続した不動産の書類がどこにあるか分からない」

そんなときも、一人で悩まずにご相談ください。

ミライノスマイルでは、名古屋市・豊田市を中心とした地域で、不動産売却・住み替えのご相談を承っています。書類の確認から売却のサポートまで、初めての方にも分かりやすくお伝えしています。

「まだ売るか決めていないけど、何が必要か知りたい」という段階からでも、気軽にお声がけください。